Налаштування первинного обліку в SMPOS: імпорт товарів, надходження, продаж і переоблік у Кабінеті

Два поняття часто плутають, хоча вони відповідають на різні запитання: чим підтверджено операцію і де вона зафіксована.

• Первинний облік — документальне відображення господарських операцій: кожен рух товару підтверджується первинним документом (накладною, актом, чеком).

• Товарний облік (облік товарних запасів) — постійне внесення до Форми обліку даних про надходження та вибуття товарів на підставі цих первинних документів.

• Зв'язок — первинні документи є невід'ємною частиною товарного обліку: без документа запис у Формі обліку не має підстави.

Обов'язок вести товарний облік залежить від системи оподаткування та групи товарів, якими торгує підприємець.

• Зобов'язані — ФОП на загальній системі; платники єдиного податку, зареєстровані платниками ПДВ.

• Зобов'язані незалежно від системи — усі, хто торгує технічно складними побутовими товарами, ліками, медичними виробами або ювелірними виробами.

• Можуть не вести — підприємці без розрахункових операцій (оплата лише на IBAN) та платники єдиного податку без ПДВ, які не торгують «ризиковими» групами товарів.

• Порада — первинні документи на походження товару варто зберігати всім: під час перевірки саме вони підтверджують легальність товарних запасів.

Первинний документ — письмовий або електронний документ, що містить відомості про господарську операцію. Саме він є підставою для запису в обліку.

• Опис залишку товарів — на початок обліку. Спеціальної форми немає: можна оформити наказом, положенням або листом ФОП.

• Товарні та податкові накладні — основний документ на постачання товару.

• Акти виконаних робіт і звіти за авансовими платежами.

• Транспортні документи та митні декларації.

• Акти закупки, фіскальні та товарні чеки — зберігати при будь-яких закупівлях товарів чи матеріалів.

• Інші документи з реквізитами, що дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару.

Форма обліку — це документ, у якому підприємець фіксує рух товарів: кожне надходження та вибуття вноситься на підставі первинного документа.

• Що вносять — дані про надходження товару за встановленою формою та дані про вибуття товарів.

• На якій підставі — кожен запис спирається на первинний документ, що підтверджує походження товару.

• Де зберігається — Форма обліку та первинні документи мають бути в місці продажу і надаватися на вимогу під час перевірки.

Первинні документи мають зберігатися визначений строк і бути доступними на вимогу під час перевірки.

• 3 роки — фінансові та податкові документи.

• 5 років — документи фінансово-господарської діяльності.

• Постійно — фінансова звітність.

• Відповідальність — за продаж товарів, не облікованих у встановленому порядку, Законом про РРО передбачено фінансову санкцію у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації. Актуальні норми варто звіряти з чинною редакцією закону.

Базові поняття, які трапляються в будь-якій системі товарного обліку.

• Контрагент — ФОП або ТОВ, з яким ви маєте господарські відносини: постачальник, покупець або обидва одночасно.

• Постачальник — контрагент, у якого ви закуповуєте товар.

• Покупець — контрагент, якому ви продаєте свій товар.

• Склад — місце зберігання товару без реалізації: продаж із нього не ведеться.

• Торговий підрозділ — точка, де відбувається реалізація: має власний довідник товарів із залишками і хоча б одну касу.

• Залишки — кількість і вартість товару, наявного в обліку на певний момент.

• Оборот — сумарний рух товару або коштів за період: скільки надійшло і скільки вибуло.

• Сальдо — підсумковий залишок після врахування всіх оборотів за період.

• Знак суми — показує напрямок руху грошей: коли платите ви (надходження товару) — сума від'ємна; коли платять вам (продаж) — додатна.